جدول المحتويات:
- قبل 6 أشهر
- قبل 5 أشهر
- قبل 4 أشهر
- قبل 3 أشهر
- قبل شهرين
- قبل شهر واحد
- 2 أسابيع قبل
- قبل يومين
- اليوم السابق
- بعد ريونيون
جمع شمل الأسرة هو وسيلة رائعة لجمع أسرتك معًا أثناء نموها وتغيرها. إنها فرصة للاحتفال بتاريخ عائلتك والإنجازات الأخيرة والإضافات الجديدة. سواء أكان ذلك نزهة في الحديقة أو حفلة شواء بجانب الشاطئ أو تجمع حديقة عامة أو تجمعًا في منزل شخص ما ، فستجمع شمل الأسرة المخطط له بشكل صحيح حتى أكثر أفراد العائلة بروعة لقضاء وقت ممتع في الشمس.
إذا كنت تخطط لم شمل الأسرة لحوالي 100 شخص ، فأنت تريد أن تبدأ التخطيط قبل حوالي ستة أشهر حتى تتمكن من جمع الاهتمام وتجنيد بعض النواب لمساعدتك في الخروج منه. فيما يلي قائمة مرجعية لمساعدتك وعائلتك في البدء!
قبل 6 أشهر
قبل أي تخطيط يمكن أن يبدأ بجدية ، تحتاج إلى تحديد من يريد حضور لم الشمل. أرسل استطلاعًا للأسرة عبر البريد الإلكتروني لقياس الاهتمام ، واحصل على فكرة عن عدد الأشخاص الذين سيحضرون ، ومعرفة التواريخ والأماكن التي ستعمل بشكل أفضل. يجب عليك أيضًا أن تسأل عن الميزانية حتى تعرف مقدار الأموال التي يرغب الناس في إنفاقها على هذا الحدث. حاول إعطاء نطاقات للتكلفة للشخص الواحد بحيث يكون من السهل على الناس فهمها. استخدم أداة عبر الإنترنت مثل Survey Hero لتصميم استطلاع بسيط مجانًا ومشاركة الرابط مع أفراد الأسرة. سيساعدك إعداد الاستطلاع عبر الإنترنت في تنظيم الاستجابات فور وصولها.
لقد حان الوقت أيضًا لتحديد ما إذا كان لم الشمل سيحدث في منزل أحد أفراد العائلة أو في مكان مختلف. غالبًا ما يستضيف رئيس الأسرة أو البطريرك لم شمل الأشخاص المحتجزين في المنازل ، لا سيما عندما يلعب منزل الجدة دورًا قويًا في تاريخ العائلة. يمكن أن تكون حفلات عيد الميلاد الصاخبة ، وحفلات الشواء الاحتفالية في يوم العمال ، وحتى حفلات التخرج ، مناسبة رائعة لجمع الأقارب البعيدين وأفراد الأسرة الذين فقدوا لفترة طويلة تحت سقف واحد. إذا كانت المساحة الخاصة بك محدودة نوعًا ما ، فيمكنك التفكير في "لم شمل الأسرة" "منزل مفتوح" ، حيث يمكن للناس الحضور والذهاب طوال اليوم. سواء كنت تستضيف لم الشمل ، أو الجدة ، تأكد من حصولك على المساعدة. قم بتجنيد بعض العمات الموثوقة للطهي وبعض أبناء العمومة المتحمسين لتنظيم الأنشطة. أو ، إذا سمحت ميزانيتك ، استئجار مطعم لتكملة وجباتك المخبوزة في المنزل والحفاظ على تدفق المشروب.
إن لم شمل الأسرة في مكان آخر غير منزل أحد أفراد الأسرة يعني أن عائلة واحدة ليست مسؤولة عن جميع الترتيبات. يمكن توزيع المهام عبر مجموعات عائلية ممتدة ، مما يخفف من عبء التخطيط. قد يسمح لك أيضًا باستيعاب عدد أكبر من الأشخاص أكثر مما يستطيع أي شخص في منزله. وبالنسبة لأفراد الأسرة المسافرين ، قد يتيح لهم موقع به أنشطة ترفيهية أخرى تحويل لم الشمل إلى إجازة عائلية كاملة ، مما يحقق أقصى استفادة من دولارات السفر.
قبل 5 أشهر
اطلب المساعدة واحصل على لجنة التخطيط لم الشمل. ستحتاج إلى العثور على أقارب يعتمد عليهم وحماسون يمكنهم تولي مسؤولية:
- العثور على موقع لهذا الحدث. إذا لم يكن لديك لم الشمل في منزل أحد أفراد الأسرة ، فستحتاج إلى البدء في البحث عن موقع. سيحتاج مساعدك إلى البحث في الأماكن التي تلبي مجموعة متنوعة من الاهتمامات والمستويات العمرية والقدرات البدنية والموارد المالية. الحدائق العائلية المطلة على المحيط أو البحيرة مثالية ؛ هناك أشياء يجب القيام بها على كل من الماء والبر - أنشطة لإبقاء الأطفال مشغولين وفرص التسكع على الشاطئ للكبار. العديد من مناطق العطلات والحدائق العامة بها "مدير وجهة" يمكنه مساعدتك في تفاصيل لم شملك. تحقق من توصياتنا لـ 10 أماكن رائعة لجمع شمل الأسرة لإثارة بعض الأفكار.
- معرفة الطعام لهذا الحدث. إذا كنت تخطط لحفل الطعام ، فسوف يحتاج شخص ما إلى تحديد القائمة ، وتخصيص الأطباق والمواد الغذائية الأخرى لكل عائلة. قد يحتاجون أيضًا إلى ترتيب مرافق الطهي و / أو الشواء الإضافية في الموقع. أو ، إذا كنت لا تخطط للتعامل مع جميع المواد الغذائية بنفسك ، فسوف يحتاج المساعد الخاص بك إلى العثور على مطعم.
- الأوسمة ، الدعوات ، والعلامات. سيساعد تعيين شخص واحد على المواد المطبوعة في ضمان موضوع ثابت للحدث.
- الأنشطة والترفيه. قد يتولى قريب رياضي مسؤولية شبكة الكرة الطائرة ، ويخطط لألعاب للأطفال ، ويتأكد من تغطية الموسيقى. تعد لعبة الكروكيت وكرة الريشة والكرة الطائرة أنشطة جماعية رائعة للخارج. أو اطلب من ابن العم إنشاء غرفة ألعاب للأطفال والتخطيط لتخزين ألعاب الطاولة وغيرها من الأنشطة لإبقاء الأطفال مشغولين.
- تاريخ العائلة. يعد تجميع شجرة العائلة طريقة رائعة لدمج تراثك في الحدث. قد تفكر أيضًا في إنشاء صحيفة عائلية صغيرة لتسليط الضوء على الأحداث العائلية الحديثة والحقائق الخاصة والتاريخ.
- التصوير و / أو الفيديو. سترغب في تسجيل هذا الحدث للأجيال القادمة. فكر في إعداد معرض للصور عبر الإنترنت حيث يمكن للجميع مشاركة صورهم بعد الحدث أو إنشاء حساب مع خدمة دفتر صور على الإنترنت حيث يمكنك إنشاء تذكارات للصور للحضور.
- نظف. التماس العديد من الناس لهذه المهمة الضخمة!
فكر في إدارة المتطوعين باستخدام أداة مثل Signup Genius ، والتي تتيح لك التماس المتطوعين وإرسال رسائل جماعية وتذكير المهام دون تكدس بريدك الوارد.
يجب أن يكون لديك أيضًا محادثات مع فريق التخطيط الخاص بك حول الميزانية. بناءً على التعليقات التي حصلت عليها من الاستبيان الأولي الخاص بك ، حدد ميزانية العمل الخاصة بك حتى تتمكن من مراقبة التكاليف.
قبل 4 أشهر
نأمل أن تقوم لجنتكم بواجبهم! قبل أربعة أشهر من لم شمل عائلتك ، خطط لإكمال المهام التالية:
- وضع اللمسات الأخيرة على التاريخ والموقع. تعرف على وسائل الراحة المتاحة: مياه الشرب ، حمام السباحة ، مرافق الشواء ، غرف تغيير الملابس ، مساحة داخلية (في حالة المطر) ، طاولات النزهة ، وما إلى ذلك.
- مناقشة المواضيع والجدول الزمني ممكن.
قبل 3 أشهر
مع توفر التفاصيل الرئيسية لهذا الحدث الخاص بك ، فقد حان الوقت لإخراج الكلمة رسميًا والبدء في تأمين تفاصيل اليوم.
- يرسل دعوات. يمكنك استخدام خدمة عبر الإنترنت مثل Evite للحصول على دعوات أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو البريد التقليدي. في أي حال ، يجب عليك تضمين ما يلي:
- أنشئ قائمة بجميع الوجبات التي ستتناولها أو الطعام الذي تحتاجه.
- تعيين عنصر واحد من المواد الغذائية لكل قريب. تأكد من الاستفادة من تخصصات الطهي الخاصة بهم ، مثل سلطة البطاطس في آنت ماي ، أو فطيرة العنكبوت من كوزان لين.
- ربما يكون البوفيه غير الرسمي هو أفضل طريقة لجمع شمل في المنزل ، لأنه ببساطة يسمح للناس بتناول الطعام في نوبات. هذا أيضًا مثالي إذا كانت المقاعد محدودة.
- إذا كنت تخطط لتوظيف متعهد خدمات الطعام ، فقد حان الوقت لتأمينه. ستقوم بعض المطاعم ببساطة بإدارة المطبخ ، وضمان تجديد البوفيه ، والحفاظ على تدفق المشروبات ، حتى تتمكن من الاستمتاع بالحفلة.
- اتصل بالمطاعم لمعرفة ما إذا كانت ستستوعب مجموعات كبيرة وإجراء الحجوزات ثم إذا لزم الأمر.
قبل شهرين
بدأت الأمور في التجمع والمرح قريب! تابع هذه المهام التنظيمية وستكون في حالة جيدة.
- تتبع على تفاصيل الحضور. ابدأ قائمة بأولئك الذين أكدوا حضورهم ، والمكان الذي سيقيمون فيه ، وموعد وصولهم. إذا كنت تستخدم نظامًا على الإنترنت مثل Evite لإرسال دعواتك ، فسيتبع ذلك مراسلات RSVP. لكن احتفظ بمستند Google Sheet أو Excel مع جميع المعلومات الأخرى أثناء نشر الردود.
- حجز معدات التأجير مثل المنصة أو الميكروفون أو الطاولات أو الكراسي.
- قم بتأكيد حجوزات المطعم وتقديم أحدث تقدير للضيوف.
- جعل عمليات الشراء النهائية.
قبل شهر واحد
مع بقاء 30 يومًا قبل لم الشمل ، فإن المهام الأولى في قائمة المهام الشهرية هي ببساطة لتأكيد تفاصيل الخطط التي لديك بالفعل.
- أكد مع الأقارب الذين يجلبون الطعام أو غيرها من الإمدادات.
- تأكيد أماكن الاجتماعات.
- تأكيد الأنشطة.
- تأكيد أماكن النوم.
2 أسابيع قبل
لقد حان الوقت لتسجيل الوصول مع المتطوعين الذين تم تكليفهم بمهام محددة لتأكيد الأوقات وعدد الضيوف النهائي.
- وجبات
- تأكيد التفاصيل مع مصور / مصور الفيديو الخاص بك
- تأكيد التفاصيل مع أي من مقدمي الخدمات الآخرين مثل قادة الأنشطة أو المرشدين السياحيين
- شراء الزخارف واللوازم في اللحظة الأخيرة.
- إنشاء علامات واللافتات.
- تأكيد المتطوعين
- اتخاذ الترتيبات اللازمة للتبرع بقايا الطعام إلى مأوى محلي أو مخزن الطعام
قبل يومين
- مراجعة لم الشمل التفصيلي مع اللجان.
- التقط أي معدات تأجير ، مثل الكراسي والطاولات وما إلى ذلك.
- قم بإعداد الدفعات والنصائح النهائية لأي من المحترفين وساعد في تعيينك ، مثل الممون وانتظر الموظفين. ضعها معًا في مظاريف منفصلة حتى تتمكن من تسليمها بسرعة حسب الحاجة طوال الحدث. ضع في اعتبارك أنه يمكنك إرسال نصائح إضافية في وقت لاحق إذا كان أدائها استثنائيًا. خلاف ذلك ، نصيحة 10 إلى 15 في المئة أمر مألوف إذا لم يتم تضمينه في التهمة.
اليوم السابق
- إعداد وتزيين.
- خذ قسطا من النوم!
بعد ريونيون
بعد الحدث ، سيكون لديك بعض التفاصيل الإضافية للعناية بها. في غضون أسبوعين من الحدث ، ستحتاج إلى:
- اكتب ملاحظات شكر للحضور الخاصين ، والأقارب الذين تبرعوا بالوقت والمال ، وأي أشخاص آخرين ساعدوا في إنجاح هذا الحدث.
- تحميل الصور إلى خدمة الصور عبر الإنترنت. إذا قمت بالتقاط الصور بنفسك ، فقم بتحميل الصور الخاصة بك إلى موقع مثل Shutterfly أو Snapfish. في غضون أسبوعين ، يمكنك مشاركة الرابط مع الحضور واطلب منهم أيضًا إضافة صورهم إلى الألبوم الذي قمت بإنشائه حتى يتمكن أفراد الأسرة الآخرون من شراء نسخ من صورك. سيسمح لك أيضًا احتواء جميع الصور في مكان واحد بإنشاء كتاب صور يمكن للآخرين طلبه بالإضافة إلى تذكار بالحدث.
في غضون 4 أسابيع من الحدث ، تعتني بما يلي:
- تابع مع مصور الفيديو والمصور لمعرفة متى ستكون المواد جاهزة للتوزيع.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا أو بريدًا جماعيًا لجميع الحاضرين ، ولخص الاحتفالات ، وشكرهم على حضورهم ، وأخبرهم أين يمكنهم شراء الصور أو مقاطع الفيديو أو أي عناصر متابعة أخرى من هذا الحدث.
